Dans ce numéro de la rubrique « Au cœur de la SOBEBRA », nous avons le plaisir d’accueillir Pauline HOUNSA, qui travaille en tant que secrétaire à la direction générale. Elle partagera avec nous les différents aspects de son métier.
- Pouvez-vous nous parler de votre parcours professionnel à la SOBEBRA ?
En avril 2009, j’ai été embauchée à la SOBEBRA en qualité de standardiste à la Direction Générale. De 2014 à mai 2020 j’ai occupé le poste de Secrétaire, de juin à décembre 2020 Standardiste/Agent Accueil et de janvier 2021 à ce jour Secrétaire Direction Générale.
- Pouvez-vous nous décrire votre rôle et vos tâches en tant que secrétaire à la Direction Générale de la SOBEBRA ?
Les rôles essentiels sont : la rédaction et la transmission de courriers et d’e-mails – l’archivage des dossiers confiés – le maintien à jour de l’agenda et la gestion des appels téléphoniques de la hiérarchie.
Les tâches quotidiennes comprennent :
- La rédaction des documents administratifs tels que des courriers et des notes de service/information etc.
- Le traitement des courriers entrants et sortants, la création de bordereaux pour l’envoi de courriers express.
- L’accueil et orientation des visiteurs.
- La gestion de l’agenda de la hiérarchie fonctionnelle,
- La Création et la réception des ordres d’achat (bons de commande) et des ordres de paiement dans le logiciel métier.
- Quelles compétences essentielles et qualités utilisez-vous à votre poste ?
Il est nécessaire de maitriser les outils de bureau, d’avoir d’excellentes compétences en rédaction, avoir de bonnes capacités relationnelles et organisationnelles, savoir accueillir, avoir de la rigueur.
En outre, il faut le respect de la confidentialité, développer un esprit d’équipe, avoir de la polyvalence.
- Quels conseils donneriez-vous à ceux et celles qui souhaitent embrasser la carrière de secrétaire de direction ?
Pour être un ou une bonne secrétaire, il faut :
- Développer ses compétences en communication
- Maitriser les outils informatiques et la technologie
- Être organisé et efficace
- Développer ses compétences en gestion du temps et du stress
- Être proactif
- Être passionné par son travail et continuer à se former
- Comment envisagez-vous l’évolution de votre métier dans les 10 prochaines années ?
Le domaine du secrétariat a évolué de manière significative au fil des années, et il est susceptible de continuer à évoluer au cours de la prochaine décennie. Les évolutions potentielles que l’on pourrait noter sont :
- Les tâches seront de plus en plus automatisées à l’aide de logiciels de gestion de documents. Les secrétaires devraient être à l’aise avec une variété d’outils et de logiciels avancés, y compris la gestion de bases de données, la vidéoconférence, et la gestion de projets.
- La protection des informations confidentielles et la cybersécurité deviendront des préoccupations majeures. C’est dans ce contexte que les secrétaires de direction devront être formées pour protéger les données sensibles et respecter les réglementations de confidentialité
- L’adaptabilité sera une compétence clé, car les secrétaires devront constamment s’ajuster aux besoins changeants de l’entreprise et aux évolutions de leur rôle.
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